IAIN Kediri – Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, selaras dengan peraturan UU No 43 tahun 2009. Arsip merupakan rekaman informasi dan dapat disebut juga dengan memori. Arsip organisasi atau memori organisasi harus dikelola dengan baik karena arsip merupakan nyawa dari organisasi.
Demikian disampaikan oleh Arsiparis Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga Yogyakarta Wahyu Setianingsih yang menjadi narasumber dalam Bimbingan Teknis Kearsipan Tata Kelola Arsip Dinamis IAIN Kediri Selasa (3/12/2019) di aula rektorat lantai empat IAIN Kediri.
Untuk diketahui, Wahyu Setianingsih pernah menjadi Juara 1 dalam Kategori Arsiparis Keahlian di Pemilihan Arsiparis Teladan Tingkat Nasional yang diadakan oleh Kemenag tahun 2018 lalu.
Menurut Wahyu Setianingsih, berita tentang lembaga yang dimuat di surat kabar atau media apapun menjadi penting untuk didokumentasikan. “Itu (berita di media) tidak boleh dimusnahkan, karena itu perjalanannya IAIN (Instansi) dari masa ke masa di dalam media masa,” terang Wahyu Setianingsih.
Wahyu Setianingsih menambahkan, peran humas dalam kearsipan juga penting. Ia menyampaikan setiap ada kegiatan penting humas harus memiliki dokumentasi dan rilis berita terkait kegiatan tersebut.
“Rilis berita itu, itu juga statis. Dia permanen, tidak boleh dimusnahkan,” ungkap Wahyu Setianingsih.
Berbicara tentang kearsipan, menurut Wahyu Setianingsih harus mengesampingkan pemikiran “yang lalu biarlah berlalu” dan harus banyak belajar serta melihat referensi terdahulu.
Mewakili Rektor IAIN Kediri, acara tersebut dibuka oleh Kepala Biro AUAK (Administrasi Umum, Akademik, dan Kemahasiswaan) IAIN Kediri, Barnoto. Acara tersebut dihadiri oleh pejabat struktural, unit-unit pelayanan dari pusat sampai dengan prodi yang ada di IAIN Kediri.
Kepala Biro menilai dalam menjalankan proses kearsipan harus dilakukan validasi dan verifikasi sebelum disampaikan kepada pimpinan. Ciri kearsipan yang baik, menurut Barnoto adalah ketika suatu arsip dibutuhkan dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan.
“Jadi ini perlu adanya verifikasi, validasi dari seluruh unsur,” kata Kepala Biro AUAK IAIN Kediri di aula rektorat lantai empat Selasa (3/12/2019). (as)